Formulario W-9
El formulario W-9 es un documento que las empresas y las personas utilizan para proporcionar a otra empresa su número de identificación fiscal (TIN).
Las empresas o personas que reciben dinero por servicios prestados, como trabajadores independientes, autónomos, arrendatarios o perceptores de honorarios, suelen utilizar este formulario.
Completar un formulario W-9 es un procedimiento sencillo, pero es fundamental asegurarse de que la información proporcionada sea correcta para evitar posibles problemas fiscales. En este artículo, repasaremos los estándares del formulario W-9 y cómo completarlo correctamente.
¿Qué es el formulario W-9?
El formulario W-9 es un documento del IRS que se utiliza por motivos fiscales en los Estados Unidos. Se usa para obtener información de una persona física o jurídica que es beneficiario por motivos fiscales. El pagador utiliza la información del formulario W-9 para enviar al IRS los pagos realizados al destinatario.
El beneficiario debe proporcionar su nombre, ubicación y número de identidad del contribuyente en el formulario W-9 (TIN). Los TIN de las personas suelen ser sus números de Seguro Social, mientras que los TIN de las empresas son sus Números de identidad del empleador (EIN). El destinatario también debe dar fe de que la información del documento es correcta.
Las empresas que pagan a trabajadores independientes, autónomos u otras personas que no son empleados suelen utilizar el formulario W-9. El alquiler, las regalías y la remuneración de los no empleados son ejemplos de desembolsos que pueden requerir el uso de un formulario W-9.
Es fundamental comprender que el formulario W-9 no se utiliza para enviar ingresos al IRS. En cambio, se usa para recopilar información para otros formularios de impuestos, como el formulario 1099-MISC, que se emplea para enviar ciertos tipos de ingresos al IRS.
Artículo relacionado – ¿Qué pasa si le debo al IRS y no pago?
¿Dónde puedo descargar el formulario W-9?
En el siguiente enlace puedes bajar el formulario W-9 o, si lo prefieres, rellenarlo online e imprimirlo.
¿Quién debe completar el formulario W-9?
El formulario W-9 debe ser completado por cualquier individuo o empresa que sea un beneficiario por motivos fiscales y reciba pagos de otro individuo o empresa. Aquí hay algunos escenarios en los que se puede requerir un documento W-9:
- Contratistas independientes.
- Autónomos.
- Propietarios.
- Destinatarios de regalías.
- Otros no empleados.
Requisitos del formulario W-9
El formulario W-9 es un documento simple, pero tiene algunos criterios clave que deben cumplirse. Los siguientes son los criterios esenciales para completar un formulario W-9:
Proporcionar tu nombre y ubicación postal
El nombre y la ubicación que proporciones tiene que corresponderse con la información archivada en el IRS. Esto ayudará a garantizar que los pagos que se te hagan se envíen correctamente al IRS.
Proporcionar tu Número de Identidad del Contribuyente (TIN)
Este será el número de Seguro Social para la gran mayoría de las personas (SSN), tratándose del Número de Identidad Patronal en el caso de las empresas (EIN).
Es fundamental que el TIN proporcionado sea correcto porque esta información se utilizará para realizar pagos al IRS.
Jurar que la información dada sea correcta
Este juramento se realiza bajo pena de perjurio y significa que estás confirmando que el nombre y el TIN proporcionados son correctos y que no está sujeto a la retención adicional como resultado de no declarar todos los intereses o ganancias, o al no certificar que no está sujeto a la retención adicional.
¿Cómo se llena el formulario W-9?
A continuación, te enseñaremos cómo llenar el formulario W-9 paso a paso.
Para comenzar, debes descargar el formulario W-9 en formato PDF desde el sitio web oficial del IRS.
➡️ ➡️ ➡️ https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf ⬅️ ⬅️ ⬅️
En la primera línea, escribe tu nombre tal como aparece en tu declaración de impuestos:
- Si eres un trabajador independiente, este será tu nombre legal.
- Si estás completando el formulario en nombre de una entidad empresarial, escribe el nombre de la empresa y, en la segunda línea, la razón social, si corresponde.
Marca la casilla correspondiente a la clasificación federal de impuestos que mejor describa tu situación.
Por lo general, los trabajadores independientes marcarán la casilla Individual/propietario único (Individual/sole proprietor).
Si estás completando el formulario en nombre de una empresa, selecciona la clasificación correspondiente (por ejemplo, sociedad, corporación, etc.).
Si estás exento de retenciones de impuestos, completa esta sección proporcionando el código de exención correspondiente.
La mayoría de los trabajadores independientes y contratistas no estarán exentos de retenciones y, por lo tanto, dejarán esta sección en blanco.
Escribe tu dirección postal en las líneas dedicadas a este apartado. Si tienes una dirección postal diferente a la de tu domicilio, incluye ambas.
Proporciona tu número de identificación fiscal (TIN), que puede ser tu número de seguro social (SSN) o tu número de identificación del empleador (EIN), según corresponda.
Los trabajadores independientes y contratistas suelen utilizar su SSN, mientras que las empresas utilizan su EIN.
Firma y fecha el formulario en la sección Certificación para certificar que la información proporcionada es correcta y que estás sujeto a las sanciones correspondientes en caso de proporcionar información falsa.
Una vez que hayas completado el formulario W-9, entrégalo a la empresa o entidad que te lo solicitó. Ten en cuenta que este formulario no se envía al IRS, sino que se conserva por la empresa para sus registros y para cumplir con sus obligaciones fiscales al informar tus ingresos y retenciones.
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